Tarralapun voima

Tarralappu on mainio keksintö, jolle on tietotyössä monenlaista käyttöä. Minulle ne ovat keskeinen työkalu. Tässä jutussa kerron miksi, ja neuvon miten saat lapuista eniten irti.

Ensin kuitenkin pieni katsaus aivoihin.

Aivokapasiteetti käyttöön

Ajatusten saaminen ulos aivoista johonkin fyysiseen muotoon on monesti hyödyllistä. Se nimittäin tehostaa aivotoimintaa verrattuna siihen, että samaa aihetta vain miettisi päänsä sisällä.

Keskustelu toisen ihmisen kanssa auttaa myös, mutta silloinkin ajatukset ovat vain hetkellisesti läsnä puheen muodossa.

Kokonaan toiselle tasolle noustaan, kun ajatukset tehdään näkyviksi – esimerkiksi paperille tai tietokoneen ruudulle – sanoina ja kuvina. Kun aivojen työmuistin ei tarvitse jatkuvasti työskennellä pitääkseen jo esille tulleita asioita mielessä, aivokapasiteettia vapautuu. Uusia ajatuksia ja yhteyksiä aiempien ideoiden välille alkaa tulla mieleen kuin itsestään.

Tätä ilmiötä tutkii eräs kognitiotieteen haara: asioiden kirjoittaminen ylös on hienosti sanottuna “hajautettua kognitiota” (engl. distributed cognition). Kynä ja paperi? “Kognitiivisia artefakteja” eli ajattelun työkaluja.

Jos vain miettii päänsä puhki muttei kirjoita ajatuksia ulos, saattaa alkaa tuntua tältä.

Miksi tarralaput ovat mahtavia?

Erilaisia kognitiivisia artefakteja on toki vaikka kuinka. Mikä tekee tarralapuista niin hyviä ajattelun apuvälineitä verrattuna vaikka ruutupaperiin, tekstieditoriin tai valkotauluun?

Lappujen etuja ovat:

Siirrettävyys: Ilmeisin hyöty on mahdollisuus uudelleenjärjestellä ajatuksia sujuvasti. Asioiden välille on helppo luoda yhteyksiä yksinkertaisesti ryhmittelemällä lappuja lähekkäin.

Erillisyys: Tarralaput ovat yksittäisiä ja melko pieniä. Tämä pakottaa jäsentämään asiat erillisiksi osiksi, mikä mahdollistaa joustavan siirrettävyyden. Ranskalaisia viivoja kannattaakin tarralapuissa yleensä välttää, ja ottaa mieluummin jokaiselle asialle oma lappu. Myös poistaminen on helpompaa, kun jokainen asia on eri lapulla.

Joustavuus: Laput venyvät monenlaiseen luovaan kikkailuun. Niihin voi piirrellä tekstin sekaan. Eri fonttikokoja voi käyttää sekaisin. Ja paitsi että lappuja voi sijoitella vierekkäin ja allekkain, voi niitä liimata myös vinottain, osittain päällekkäin, jne.

Visuaalisuus: Tekstieditorissa teksti näyttää helposti tasaiselta puurolta. Lappujen kanssa tuotos on visuaalisesti mielenkiintoisempi. Lappujen muodot tuovat rytmiä ja vaihtelevuutta, varsinkin jos käyttää värejä, useita lappukokoja tai yllämainittua luovaa kikkailua. Visuaaliset maamerkit helpottavat ryhmätyöskentelyä: jos vasemmassa reunassa on vaikkapa rykelmä vihreitä lappuja jotka liittyvät tiettyyn aiheeseen, on niihin helppo viitata epämääräiselläkin eleellä, ja kaikki ymmärtävät mistä on kyse. Myös muistijälki on vahvempi ja keskustelu on helpompi palauttaa mieleen katsomalla lappuasetelmaa.

Poisheitettävyys: Koska laput ovat halpoja ja nopeita käyttää, kynnys yksittäisen lapun lisäämiseen on matala. Silloinkin, kun jokin ajatus tuntuu vain juuri ja juuri kirjoittamisen arvoiselta, on kyseessä niin pieni investointi, että se tulee tehtyä – vaikka arvelisi että lappu lentää kuitenkin kohta roskiin. Tähän verrattuna kokonainen tyhjä A4-arkki aiheuttaa enemmän sisäistä tuskaa. Yhden ainoan ajatuksen kirjoittaminen on ristiriidassa paperin koon kanssa, ja jotenkin tuntuu että arkki pitäisi täyttää kokonaan fiksulla sisällöllä – pystynkö moiseen? Tämä ahdistus tukahduttaa luovan ajattelun.

Epätarkkuus: Paksun kynän jälki lapulla on hieman suttuista, eivätkä lappurivit ole koskaan täysin suoria. Lievä sotkuisuus on hyve, sillä aikaa ei tule hukanneeksi pintapuoliseen nysväämiseen.

Pienuus: Rajallinen tila pakottaa kiteyttämään ajatuksen muutamaan sanaan. Tämä tekee lapuista ytimekkäitä ja nopeita hahmottaa. (Tässä voi kyllä tarvittaessa huijata. Kerron lopussa miten.)

Leikkisyys: Kirkkaanväriset tarralaput ovat hieman lelumaisia, etenkin jos käyttää useita värejä. Ne keventävät tunnelmaa, mikä vapauttaa heittämään hullutkin ajatukset ilmoille. Ryhmätyöskentelyssä liian riemukas lappusirkus voi joskus aiheuttaa närästystä asiakeskeisissä ihmisissä: joidenkin mielestä “lastentarhameininki” ei sovi vakavien bisneskysymysten ratkomiseen. Tähän auttaa kunnollinen alustus ja ohjeistus (miksi tätä tehdään, mitä session tuloksena syntyy, jne.), jotta huoli ajan haaskaamisesta saadaan haihtumaan.

Konkreettisuus: Tarralaput ovat käsinkosketeltavia “low tech”-esineitä, joita ei käsitellä sähköisesti. Tämä lisää vuorovaikutusta, keskustelua ja mukanaoloa ryhmätyötilanteissa, sen sijaan että “osallistujat” tuijottavat läppäreitään.

Näkyvyys: Laput näkyvät tarvittaessa paljon kauemmas kuin A4-paperille tehdyt muistiinpanot, kunhan lappukoon ja kynän paksuuden valitsee sopivasti työskentelytilaan ja ryhmäkokoon nähden. Videotykin ruudulla näkyvä teksti on sekin usein ikävä kompromissi luettavuuden ja yhdellä kertaa näkyvän tekstimäärän välillä. Seinällinen tarralappuja sen sijaan välittää sekä kokonaiskuvan että yksityiskohdat ilman zoomailua ja navigointia.

Näiden ominaisuuksien yhdistelmä tekee tarralapuista oivan työkalun aivan tietynlaisiin tilanteisiin.

Mihin tarralaput sopivat parhaiten?

Tarralapuista tulee ehkä ensimmäisenä mieleen pienet muistutukset itselle (“osta maitoa”).

Oikeasti tarralapuilla voi tehdä paljon muutakin. Itse asiassa juuri yksittäisiin muistiinpanoihin tarrapinnattomat muistilaput ovat usein jopa parempia, koska ne pysyvät muiden papereiden seassa paremmin yksittäisinä. Tarralaput tarraavat silloinkin, kun sitä ei halua.

Sen sijaan tarralaput ovat oikea työkalu, kun käsiteltäviä asioita on useampia ja ne liittyvät toisiinsa tavalla tai toisella.

Omassa työssäni käyttöliittymäsuunnittelijana tällaisia tilanteita tulee usein. Teen paljon alkuvaiheen suunnittelutyötä, johon liittyy monenlaista alustavien ajatusten keräämistä, priorisointia ja jäsentämistä. Tarralappuja kuluu runsaasti.

Ne ovat käteviä esimerkiksi tapahtumasarjojen kuvaamiseen. Käyttöliittymän etenemispolut ja videon suunnittelussa käytettävät storyboardit syntyvät näppärästi, kun jokaisen kuvan tekee erilliselle lapulle. Lappujen pienuus pitää luonnostelun nopeana: tässä piirretään “thumbnaileja”, ei valmiita kuvia.

Erään käyttöliittymän ensimmäiset luonnokset.

Aivan ensimmäisiin luonnoksiin riittää usein muutama viiva paperilla. Ulkopuolinen ei saa niistä mitään tolkkua ilman selostusta, mutta se ei ole tarkoituskaan. Ideana on saada ajatukset ulos suunnittelijan pääkopasta silmien eteen jatkotyöstämistä varten – mahdollisimman nopeasti. Toki sama onnistuu tussilehtiölläkin, mutta tarralapun siirrettävyydestä on usein etua. Viivojakin säästyy 4 per näkymä, koska lapun reunat toimivat ruudun kehyksinä.

Käyttöliittymäsuunnittelussa (ja yleisemmin palvelumuotoilussa) on paljon muitakin työvaiheita ja menetelmiä, joissa tarralaput ovat keskeisiä. Vaikka erilaiset prosessikaaviot ja käsitekartat yleensä päätyvätkin sähköiseen muotoon, ensimmäiset versiot syntyvät usein juuri lappujen avulla.

Monet lappujen hyödyistä korostuvat ryhmätyömenetelmissä. Tyypillinen esimerkki on tutkimushavaintojen analysointi ryhmittelykaavion avulla (engl. affinity diagram). Siinä kukin yksittäinen havainto kirjoitetaan ensin erilliselle lapulle, ja sitten laput ryhmitellään seinälle. Nämä vaiheet tehdään porukalla mutta hiljaisuudessa. Vasta sitten alkaa keskustelu. Tarralappujen fyysisyydestä on tässä etua: lappujen käsittely tekee työn etenemisen näkyväksi itsenäisesti tehtävien työvaiheiden aikana, ja saa osallistujat tuntemaan, että nyt tehdään yhdessä jotain konkreettista.

Erilaiset listat ovat tietenkin yksi sovellustyyppi. Eräs käyttämäni menetelmä sisällön ja toimintojen listaamiseen on Object-Oriented User Experience (OOUX). Siinä työn alla olevasta palvelusta rakennetaan käyttöliittymäsuunnittelun pohjaksi sisältöinventaario tunnistamalla ensin tärkeimmät objektit ja listaamalla sitten niiden ominaisuuksia, keskinäisiä suhteita ja toimintoja. OOUX-menetelmän kuvauksessa on määritelty jopa se, minkä värisille lapuille listataan mitäkin: objektit sinisille, metatiedot punaisille, toiminnot vihreille, jne.

Moni softakehittäjä tuntee kanban-menetelmän: kanban-taulussa tarralappuja käytetään tehtävälistojen hallintaan ja tilannekuvan välittämiseen. Tähän on paljon sähköisiäkin palveluita, mutta jos kehitystiimi istuu yhdessä paikassa, on fyysinen lappuseinä paras. Sen ympärille voi kokoontua tilannekatsausta varten. Sitä on nopea käyttää. Se ei kärsi teknisistä ongelmista tai yhteyskatkoksista, eikä unohdu piiloon selaimen välilehtiin vaan on aina läsnä huoneen seinällä. Tämä on tärkeää, sillä mikä on poissa silmistä, on poissa mielestä.

Kanbania voi soveltaa myös itsenäiseen työskentelyyn. Vaikka varsinainen GTD-tehtävälistani onkin sähköisessä muodossa OmniFocus-ohjelmassa, välillä pilkon jonkun selkeästi rajatun tehtäväkokonaisuuden tilapäiseksi ad hoc -listaksi tarralapuille. Tämä taiteenlaji on nimeltään personal kanban. Perusidea on sama kuin ryhmäversiossa: visualisoi tehtävät työt ja minimoi kerrallaan työn alla olevien asioiden lukumäärä.

Muuton jälkeen tein kanban-taulun uudessa kodissa hoidettavista asioista. On aina mukavaa nähdä, kuinka laput hiljalleen siirtyvät Done-sarakkeeseen.

Kaikki yllämainitut ovat oikeastaan vain erikoistapauksia yhdestä ja samasta käyttötarkoituksesta, joka on minun mielestäni tarralappujen sovelluskohde numero yksi: asiakokonaisuuden jäsentäminen. Ajatukset näkyviksi ja aivokapasiteetti käyttöön.

Tämä ydinajatus puree myös hähmäisempiin tilanteisiin. Se toimii silloinkin, kun mielen päällä on jokin jäsentymätön aihe tai ongelma, joka vaatii työstämistä, mutta johon ei löydy valmista menetelmää – tai sitten ajatus on vielä niin epämääräinen, ettei sopivaa viitekehystä osaa tunnistaa.

Tällöin otetaan käyttöön epäformaali jäsentely eli leipominen. Omalla kohdallani juuri tämä on lappujen yleisin yksittäinen käyttötarkoitus. Näin se toimii:

  1. Kirjoita kaikki mielessä olevat ajatukset erillisille lapuille. Tärkeintä on ensiksi saada ne ulos päästä.
  2. Ryhmittele. Yleensä punainen lanka alkaa löytyä, kun lappuja hetken ryhmittelee ja tarvittaessa nimeää ryhmät. Käyttöön voi ottaa myös erivärisiä ja -kokoisia lappuja, jos siltä tuntuu. Työstämistä jatketaan, kunnes kokonaisuus on selkeä, ongelma selätetty tai valaistuminen saavutettu.

Tämä “menetelmä” on ryhmittelykaavion rennompi serkku.

Se on sukua myös mind mapille, mutta kaaviota ei piirretäkään yhtenä kuvana, vaan asioiden yhteydet kuvataan lappuja ryhmittelemällä.

Mind mapin kanssa ainakin minulla “puurakenne” tuppaa vinoutumaan johonkin suuntaan ja paperin reunat tulevat helposti vastaan. Tämä alkaa ohjata ajattelua: “tähän reunaan ei enää mahdu enempää; tuohon tyhjään tilaan pitäisi vielä keksiä jotain”. Joskus moinen voi olla jopa etu, mutta yleensä lähinnä häiritsee. Tietokoneella taas näyttötila loppuu liian nopeasti kesken ja kartan haarojen siirtely menee nyhertämiseksi. Tarralapuilla työskentely on sujuvampaa ja rakennetta on helpompi tasapainottaa.

Sama idea toimii sekä yksin että ryhmässä. Nyrkkisääntöni onkin, että jos >0 ihmistä miettii jotakin asiaa, jonkun pitäisi alkaa kirjoittaa esiin nousseita ajatuksia ylös jonnekin, missä kaikki näkevät (ja kykenevät lukemaan) ne. Tarralaput ovat useimmiten paras työkalu tähänkin. (Jos tiimi on täysin virtuaalinen, kannattaa kokeilla Trelloa – se on edelleen pilvipalveluista se, jonka käyttö pääsee lähimmäksi geneerisiä tarralappuja.)

Jos on pakko päästä pilveen, Trello on paras tarralapunkorvike.

Sitten on tietysti vielä lapputaide. Jos työhösi kuuluu paljon tylsiä kokouksia, joissa ei ole kovin paljon sinulle relevanttia asiaa mutta joista et pääse eroonkaan, saatat harrastaa lehtiönnurkkaan piirtelyä. Kokeile ensi kerralla tarralappuja!

Omalle kohdallani sattui semirelevantteja kokouksia taannoin säännöllisesti. Niiden ohessa tuli piirreltyä kerran jos toisenkin.

Toinen lapputaiteen ilmenemismuoto ovat erilaiset origamit.

Tarralapuista voi kyhätä vaikkapa rannerenkaan, jos välttämättä haluaa.

Lappukungfun alkeet

No niin, nyt kun tunnet lapputeorian perusteet, on aika siirtyä käytäntöön!

Tarralappuja nimitetään usein kotoisasti “keltaisiksi lapuiksi” tai “postit-lapuiksi”.

Ei kuitenkaan pidä luulla, että keltainen väri riittää. Värejä (ja kokoja) kannattaa olla iso valikoima. Siitä on yllättävän usein hyötyä. Tosin käytettäessä jotain tiettyä työpajamenetelmää, jossa väreillä on tietyt merkitykset, on toki järkevintä että esillä on vain näitä värejä.

Ei myöskään tule hirttäytyä liiaksi ajatukseen, että 3M:n Post-it® on ainoa mahdollinen merkki: toki laatuun kannattaa satsata, mutta hätätilassa kaikki käy – toimeen tulee kyllä valmistajasta riippumatta. Itse suosin 3M:n “extra sticky” -lappuja, jos voin valita.

Erityisesti tulee varoa haitareita eli Z-mallisia lappupinkkoja. Ne näyttävät niin kaupan hyllyllä kuin avattunakin erehdyttävästi tavallisilta lapuilta, mutta pirullisesti tarrapinta on joka toisessa lapussa vastakkaisella sivulla, mikä väistämättä johtaa virheisiin. Haitarilappupinoja ei saa päästää samaan huoneeseen tavallisten lappujen kanssa, aivan kuten permanent-tusseja ei tule säilyttää tilassa, jossa on valkotaulu. Haitarilappujen ainoa paikka on niitä varten suunniteltu haitarilappuannostelija.

Varaa lappuja tarpeeksi paljon. Lappuja kannattaa olla tarjolla enemmän kuin runsaasti. Jos lappuja on rajallinen määrä, se alkaa haitata käyttöä: se viestii alitajunnalle, että lappuja riittää vain “oikeille” ajatuksille. Niitä pitää olla niin paljon, että kaikille on selvää, etteivät ne mitenkään voi päästä loppumaan.

Yksin työskennellessä on usein hyötyä pienistä minilapuista (51 x 38 mm). Ne eivät näy kauas, mutta niillä saa mutkikkaankin kokonaisuuden kuvattua melko kompaktisti joko A3-arkille tai viimeistään fläppitaulun sivulle.

Toinen ääripää ovat fläppitaulun kokoiset jättiläistarralaput. Ne tekevät kokonaisuuksien siirtelystä nopeampaa, kun kiinnittämiseen ei tarvita teippiä eikä valkotaulumagneetteja. Niiden ongelmana on tosin hinnoittelu: tarralappufläppilehtiöstä saa pulittaa 15-kertaisen hinnan tavalliseen verrattuna. Lisäksi niitä käyttäessä pitää muistaa, ettei kiinnitä pienempiä lappuja aivan jättiläislapun yläreunaan. Yläreunassa on nimittäin noin 10 cm korkea kaistale, josta kaikki laput karisevat viimeistään siinä vaiheessa, kun jättilappua irrottaa seinästä.

Jos käsillä oleva lappu on liian pieni, voi sitä tarvittaessa jatkaa toisella. Tähän liittyy pari niksiä:

  • Jatkolappu kannattaa liimata alareunaan kääntöpuolelle. Monesti laput nimittäin tarttuvat toisen lapun kääntöpuoleen paremmin kuin etupintaan, joten liitoksesta tulee näin vahvempi.
  • Toinen vaihtoehto on käyttää etupintaa, mutta kiinnittää lappu lähempää reunaa, jolloin osa tarrapinnasta tarttuu alustaan. Liitos on heikompi ja yhdistelmää on vaikeampi siirtää kuin kääntöpuoliliitoksessa, mutta tarvittaessa sidoksen voi vielä purkaa ja laput eriyttää, sillä teksti on molemmissa etupuolella. Lisäksi lappuketju pysyy paremmin seinällä, kun paino jakautuu useamman tarrapinnan kesken.

Hätätilanteita varten on selviytymispakkaus: avaamaton pinkka 76 x 127 mm -lappuja ja 2 tuoretta valkotaulutussia kulkee aina mukana. Pinkka kannattaa vaihtaa uuteen aina kun sille on tullut käyttöä, sillä ilman muovikäärettä se rispaantuu laukussa, eikä enää houkuttele käyttämään.

Tarralappuihin keskittyvä juttu ei tietenkään olisi täydellinen ilman mainintaa oikeaoppisesta irrotustekniikasta. Tästä on erilaisia koulukuntia. Itse nykäisen alareunasta, mutta myös sivulta irrottaminen toimii. Oikein irrotettu lappu tarttuu paremmin eikä näytä Dilbertin solmiolta.

Irrotustekniikan opettaminen toimii myös mainiona kevennyksenä ryhmätyöskentelysession alussa, osana kulloinkin käytettävän työpajamenetelmän opastusta. Etenkin jos paikalla sattuu olemaan useamman koulukunnan edustajia maallikoiden lisäksi, on jäänsärkyvaikutus taattu.

Ala laputtaa!

Siinäpä tärkeimmät. Olet nyt täysinoppinut tarralappumestari – kyseessähän on lopulta aika yksinkertainen työväline. Vaikkakin nerokkuudessaan kiehtova ja täynnä herkullisia nyansseja.

Itse käytän lappuja jokseenkin joka päivä. Kurjaa olisi sinnitellä ilman, varsinkin kun suurin hyöty saavutetaan usein juuri silloin kun hätä on suurin, eli kun ajatukset ovat sekaisin eikä ongelmasta saa otetta.

Jos jotain heikkoutta näistä ajatustyön ykköstyökaluista pitää hakea, mainittakoon harmillinen epäekologisuus: tarralaput eivät nimittäin ole kierrätettäviä. Niitä ei pidä laittaa paperinkeräykseen.

Lauri